Print

Kanban

Kanban is een systeem waarbij met behulp van een visueel teken (bijvoorbeeld een kaartje of een bakje) aangegeven wordt wanneer iets aangevuld mag worden. Daarmee wordt niet op voorraad maar op afroep geleverd. In logistieke termen spreekt men dan van een pull-systeem in plaats van een push-systeem.

 

WiP onder controle

Op zich is het Kanban-mechanisme niet nieuw. Bij branden heeft het doorgeven van emmers water zich eeuwenlang bewezen. Het emmer voor emmer aanreiken (single piece flow) was de effectiefste methode om het water zo snel mogelijk bij het vuur te krijgen. Toyota was echter de eerste die het Kanban-mechanisme gebruikte om een complexe productieomgeving te managen. Dank zij Kanban konden medewerkers ondanks de complexiteit van de omgeving toch autonoom beslissingen nemen en bleef de Work in Process (WiP) onder controle. Door het beheersen van de WiP kon Toyota de voorraadkosten en de productie-doorlooptijd laag houden. Dat was voor Toyota van levensbelang in de concurrentie met de Amerikaanse automobielfabricanten. Of het systeem nu geplaagd wordt door feedback loops, een uitgesproken bottleneck of overvol zit met onder handen werk, vrijwel elk werkproces kan met behulp van een Kanban-bord gevisualiseerd worden.

 

Kanban voor kenniswerkers

Na verloop van tijd werd Kanban gebruikt om allerlei zaken in het dagelijkse leven te organiseren. Onder andere ontstonden er allerlei Kanban-borden waarmee met behulp van gele plakbriefjes het werk wordt georganiseerd. De gele plakbriefjes representeren een aantal producten, kleine projecten, of taken en hun plaats op het bord geeft aan in welke fase van het proces het zich bevindt. Zelfs complexe processen met meerdere processtappen, feedback loops en meerdere werkstromen worden met behulp van Kanban-borden gemanaged.
Met name in omgevingen waar kenniswerkers onderling samenwerken blijkt de toepassing van Kanban-borden een buitengewoon krachtig hulpmiddel. Door zijn inzichtelijkheid verschaffen een goed Kanban-bord in combinatie met korte stand-up meetings de basis voor èchte samenwerking en èchte management betrokkenheid. Dan gaan de teamspirit, het eigenaarschap, de werkbeleving en daarmee vervolgens de productiviteit met sprongen vooruit.

 

Elektronische Kanban-borden

Kanban-borden vergen nauwelijks investering. Met grote vellen papier, gele plakbriefjes en een paar stiften kan het proces al gevisualiseerd worden. Een investering in software voor een elektronisch Kanban-bord in combinatie met grote tv-schermen voor de essentiële visualisatie kan enkele belangrijke voordelen bieden:

  • Er kan gemakkelijker op meerdere locaties gewerkt worden omdat de software ervoor kan zorgen dat op alle locaties de actuele status op het tv-scherm wordt getoond
  • Er kan meer data over het verloop van het proces vastgelegd worden Deze data kan gebruikt worden voor het onderzoeken van mogelijkheden voor verdere verbetering.

Wie met een Kanban-bord begint te werken zal ontdekken dat in het begin de indeling van het Kanban-bord nogal eens aangepast moet worden; procesverbeteringen volgen elkaar relatief snel op. Het beste doe je dergelijke aanpassingen handmatig. Er wordt daarom aangeraden het moment van een eventuele investering in software goed af te wegen.