Reliable Projects

Als je teveel ballen tegelijk in de lucht probeert te houden, gaan er onvermijdelijk een of meer op de grond vallen. Dat weten we allemaal! Toch? Waarom blijven zoveel projectmatig werkende organisaties dan alsmaar teveel projecten tegelijkertijd uitvoeren? Ze roepen daardoor enorme problemen over zich af. Hoe weet je of je teveel projecten tegelijk doet? Wat kan je eraan doen? De oplossing is verrassend eenvoudig.

Chaos

Projectmatig werkende organisaties die teveel projecten tegelijkertijd proberen uit te voeren roepen enorme problemen over zich af.
Herkent u het volgende:

• projecten hebben erg lange doorlooptijd;
• er zijn telkens weer vertragingen als gevolg van tegenvallers, kwaliteitsproblemen, besluitvormingsprocessen, veranderende eisen en te doorlopen procedures;
• vertragingen in het ene project veroorzaken vertragingen in andere projecten, waardoor een domino-effect optreedt;
• omdat er wachttijd is wordt alvast maar een nieuwe opdracht opgepakt;
• de prioriteiten zijn niet duidelijk;
• er zijn voortdurend veranderende prioriteiten;
• er is getouwtrek om de beschikbaarheid van essentiële resources;
• er is veel stress en frustratie.

Dit zijn kenmerken van een chaotische projectmatig werkende organisatie. De projecten chaos wordt veroorzaakt doordat er teveel projecten tegelijkertijd worden uitgevoerd. Met andere woorden: De Work in Process (WiP) is te hoog.

Push!

Er is sprake van een push-systeem wanneer niet de organisatie zèlf, maar het aanbod bepalend is voor de hoeveelheid werk die wordt opgestart. Dit kan gemakkelijk leiden tot een te groot aantal onder handen projecten.
Er is natuurlijk altijd druk om projecten zo snel mogelijk uit te voeren en wellicht zijn we in aanvang optimistisch over de capaciteit. De verleiding is dan groot om aan de druk toe te geven. We willen immers de opdrachtgever graag een plezier doen. Maar dan komen er onvermijdelijk tegenvallers en neemt de druk toe. Voor je het weet is de organisatie overspoeld met werk en komt er bijna niets meer echt af.

Little’s Law

Volgens de wet van Little zijn bij een gegeven capaciteit de wachttijd en de WiP aan elkaar gekoppeld; hoe groter de WiP hoe langer de wachttijd. (Zie Wikipedia voor nadere uitleg over de wet van Little.)
Als er veel projecten tegelijkertijd worden uitgevoerd (als de WiP erg hoog is), moeten opdrachtgevers erg lang wachten op de resultaten van de projecten. Niemand vind het fijn om lang te moeten wachten, en dus neemt de druk toe om met het volgende project alvast maar te beginnen. Dit is een vicieuze cirkel; nog verdere toename van de WiP geeft alleen maar meer problemen!

Bestrijd de excessieve WiP

Om het tij te keren moet het aantal onder handen projecten drastisch worden teruggebracht tot een niveau dat de organisatie voldoende armslag geeft om tegenvallers te kunnen opvangen.
Allerlei medewerkers zullen nu momenten hebben waarop ze niets te doen hebben. De aanpak lijkt daardoor erg inefficiënt. Het tegendeel is echter waar.
De negatieve spiraal wordt omgebogen in een positieve spiraal; in plaats van vertragingen en elkaar in de weg zittende projecten worden projecten in veel kortere tijd daadwerkelijk opgeleverd. Het moreel van de medewerkers en de productiviteit stijgen. Afnemers krijgen weer vertrouwen in de organisatie.

Pull

Om het aantal onder handen projecten (de WiP) op het juiste nivo te handhaven is er een regulerend mechanisme nodig. Een dergelijke mechanisme is een pull-systeem.
Verreweg het eenvoudigste is het om gewoon een limiet te stellen op het aantal projecten dat tegelijkertijd onder handen mag zijn. Dit is een effectieve zij het niet erg verfijnde methode. Kanban en Critical Chain zijn aanzienlijk meer verfijnd.
Welk pull-systeem u ook kiest, het mooie is: U kunt vandaag al beginnen het tij te keren en het kost u vrijwel niets!

Hieronder kunt u desgewenst reageren op dit artikel. Mocht u naar aanleiding van een of meer artikelen in deze blog vragen hebben en/of rechtstreeks met mij contact willen opnemen, schroomt u dan niet een e-mail bericht te sturen naar info@reliableprojects.nl